# Всичко за вършене на едно място, с отговорник и срок

> Вътрешните задачи на екипа с отговорник, срок, чеклист и напомняния, закачени за клиент, резервация или продукт. Повтарящите се рутини се въвеждат веднъж.

Source: https://reservation.business/bg/platforma/zadachi · Language: bg

Обаждането до клиент, затварящият чеклист и поръчката към доставчика спират да живеят по стикери, в тетрадка и в груповия чат. Задачата има отговорник или е за целия екип, има срок, носи чеклист от стъпки и стои в Reservation.Studio Business до записа, за който се отнася.

## Това става важно, когато екипът е достатъчно голям, за да не се разбира за всичко на глас

- Задачата има отговорник или е за целия екип на обекта и я отмята този, който я е свършил.
- Срок, приоритет и напомняне преди падежа, а при просрочване известието стига и до този, който я е създал.
- Чеклист от стъпки, който помни кой е добавил стъпката и кой я е отметнал.
- Задачата се закача за клиент, резервация, продажба или продукт и се вижда в самия запис.

## Работа, за която никой не отговаря, се вижда чак когато вече е късно

Работата в един салон или клиника рядко се проваля на голямо. Проваля се на дребно: обаждане, което никой не е поел, консуматив, за който всички са мислили, че някой друг ще поръча, и вечерен чеклист, който в натоварен ден просто не е минат. Докато това живее в чата, никой не знае свършено ли е и кой го е свършил.

## От „някой да се сети“ до „виждам кой какво има“

Разликата между списък със задачи и работеща рутина е в две неща: задачата да стигне до правилния човек без някой да я превъзлага всяка сутрин, и числото, което те кара да я отвориш, да е пред очите ти, а не на екран, за който трябва да се сетиш.

- Създаваш задачата от списъка със задачи или направо от клиента, резервацията, продажбата или продукта, за който се отнася.
- Избираш отговорници или оставяш полето празно и задачата е обща за екипа на обекта.
- Слагаш срок и напомняне, а при рутина от няколко стъпки добавяш и чеклиста.
- Екипът вижда брояча за днешните и просрочените задачи в горната лента и в главното меню на телефона.
- Затваряш задачата с отметка, а системата записва кой я е приключил и кога.

## Частите, от които се състои една задача

Всичко освен заглавието е по избор. Еднократното обаждане и повтарящият се затварящ чеклист са едно и също нещо с различни включени опции.

- **Отговорници и обект** — Един или няколко служители, или празен списък — тогава задачата е за целия екип на избрания обект и всеки може да я поеме.
- **Срок и напомняне** — Падежна дата и час по часовника на обекта, плюс напомняне 15 минути, 1 час или 1 ден преди падежа. Срокът може да се отложи с ден, а отлаганията се броят.
- **Чеклист** — Стъпките на рутината, с отметка на всяка. До всяка стъпка стои кой я е добавил и кой я е отметнал, с час.
- **Категории** — Почистване, поддръжка, обаждания, склад — с цвят по ръба на реда, за да се вижда с един поглед къде е отишла седмицата.
- **Коментари и история** — „Звънях, не вдига“ има къде да отиде, а историята на промените показва кой какво е сменил по задачата.
- **Повтарящи се рутини** — Затварянето всяка вечер и инвентаризацията всеки понеделник се въвеждат веднъж. Всяко повторение идва с целия чеклист и същите отговорници.

## По-малко пропуснато и ясен отговор кой какво е свършил

Ползата не е още един списък. Ползата е, че работата има адрес, срок и следа — и че мениджърът вижда натоварването, без да пита.

- **Рутините не зависят от паметта** — Повтарящата се задача се създава сама, с чеклиста си, вместо някой да я възлага наново всяка сутрин.
- **Видимо натоварване по човек** — Екранът „Кой какво има“ показва отворените и просрочените задачи на всеки служител — единайсет отворени задачи без просрочена е натоварена седмица, три с две просрочени е проблем.
- **Работата стои до записа, за който е** — Задачата по конкретен клиент, резервация, продажба или продукт се вижда в самия запис, а не в отделен списък, който никой не отваря.
- **Проследима отговорност** — Кой е поел задачата, кой е отметнал коя стъпка и кой я е приключил остава записано, без това да иска отделна таблица.

## Често задавани въпроси

### Задачата задължително ли има отговорник?

Не. Ако оставиш полето празно, задачата е за целия екип на избрания обект. Вижда я всеки, който работи там, и я отмята този, който я е свършил.

### Всеки ли вижда всички задачи?

Не. Служителят вижда задачите, в които е отговорник, тези, които сам е създал, и задачите без отговорник в обектите, към които е свързан. Роля може да получи и правото да вижда всички задачи на бизнеса.

### Как се въвежда рутина, която се повтаря?

Задаваш модела на повторение веднъж върху самата задача. Всяко следващо повторение се създава само, със същото заглавие, целия чеклист и същите отговорници.

### Какви известия изпраща системата?

При възлагане, при наближаващ срок, при просрочване, при нов коментар и при завършване. По подразбиране вървят като известие в приложението и като push, а имейлът се включва от настройките за известия.

### Може ли задачата да е свързана с конкретен клиент или час?

Да. Създаваш я направо от клиента, резервацията, продажбата или продукта и тогава тя се показва в самия запис, а в задачата стои линк обратно към него.

## Свързани страници

- [Услуги, екип, обекти и наличност](https://reservation.business/bg/platforma/uslugi-ekip-obekti-svobodni-chasove)
- [Известия и съобщения](https://reservation.business/bg/platforma/napomnyaniya-izvestiya)
- [Клиентски записи и история на посещенията](https://reservation.business/bg/platforma/klientski-zapisi)

## Следваща стъпка

- [Заяви демо за задачите на екипа](https://reservation.business/bg/zayavi-demo)
- [Виж услуги, екип и наличност](https://reservation.business/bg/platforma/uslugi-ekip-obekti-svobodni-chasove)