Задачата има отговорник или е за целия екип на обекта и я отмята този, който я е свършил.
Задачи за екипа
Всичко за вършене на едно място, с отговорник и срок
Обаждането до клиент, затварящият чеклист и поръчката към доставчика спират да живеят по стикери, в тетрадка и в груповия чат. Задачата има отговорник или е за целия екип, има срок, носи чеклист от стъпки и стои в Reservation.Studio Business до записа, за който се отнася.
Защо това има значение
Работа, за която никой не отговаря, се вижда чак когато вече е късно
Работата в един салон или клиника рядко се проваля на голямо. Проваля се на дребно: обаждане, което никой не е поел, консуматив, за който всички са мислили, че някой друг ще поръча, и вечерен чеклист, който в натоварен ден просто не е минат. Докато това живее в чата, никой не знае свършено ли е и кой го е свършил.
Срок, приоритет и напомняне преди падежа, а при просрочване известието стига и до този, който я е създал.
Чеклист от стъпки, който помни кой е добавил стъпката и кой я е отметнал.
Задачата се закача за клиент, резервация, продажба или продукт и се вижда в самия запис.
Как трябва да работи това
От „някой да се сети“ до „виждам кой какво има“
Разликата между списък със задачи и работеща рутина е в две неща: задачата да стигне до правилния човек без някой да я превъзлага всяка сутрин, и числото, което те кара да я отвориш, да е пред очите ти, а не на екран, за който трябва да се сетиш.
- Създаваш задачата от списъка със задачи или направо от клиента, резервацията, продажбата или продукта, за който се отнася.
- Избираш отговорници или оставяш полето празно и задачата е обща за екипа на обекта.
- Слагаш срок и напомняне, а при рутина от няколко стъпки добавяш и чеклиста.
- Екипът вижда брояча за днешните и просрочените задачи в горната лента и в главното меню на телефона.
- Затваряш задачата с отметка, а системата записва кой я е приключил и кога.
Какво включва
Частите, от които се състои една задача
Всичко освен заглавието е по избор. Еднократното обаждане и повтарящият се затварящ чеклист са едно и също нещо с различни включени опции.
Отговорници и обект
Един или няколко служители, или празен списък — тогава задачата е за целия екип на избрания обект и всеки може да я поеме.
Срок и напомняне
Падежна дата и час по часовника на обекта, плюс напомняне 15 минути, 1 час или 1 ден преди падежа. Срокът може да се отложи с ден, а отлаганията се броят.
Чеклист
Стъпките на рутината, с отметка на всяка. До всяка стъпка стои кой я е добавил и кой я е отметнал, с час.
Категории
Почистване, поддръжка, обаждания, склад — с цвят по ръба на реда, за да се вижда с един поглед къде е отишла седмицата.
Коментари и история
„Звънях, не вдига“ има къде да отиде, а историята на промените показва кой какво е сменил по задачата.
Повтарящи се рутини
Затварянето всяка вечер и инвентаризацията всеки понеделник се въвеждат веднъж. Всяко повторение идва с целия чеклист и същите отговорници.
Какво печели бизнесът
По-малко пропуснато и ясен отговор кой какво е свършил
Ползата не е още един списък. Ползата е, че работата има адрес, срок и следа — и че мениджърът вижда натоварването, без да пита.
Рутините не зависят от паметта
Повтарящата се задача се създава сама, с чеклиста си, вместо някой да я възлага наново всяка сутрин.
Видимо натоварване по човек
Екранът „Кой какво има“ показва отворените и просрочените задачи на всеки служител — единайсет отворени задачи без просрочена е натоварена седмица, три с две просрочени е проблем.
Работата стои до записа, за който е
Задачата по конкретен клиент, резервация, продажба или продукт се вижда в самия запис, а не в отделен списък, който никой не отваря.
Проследима отговорност
Кой е поел задачата, кой е отметнал коя стъпка и кой я е приключил остава записано, без това да иска отделна таблица.
Чести въпроси
Какво най-често питат екипите за задачите
Задачата задължително ли има отговорник?
Не. Ако оставиш полето празно, задачата е за целия екип на избрания обект. Вижда я всеки, който работи там, и я отмята този, който я е свършил.
Всеки ли вижда всички задачи?
Не. Служителят вижда задачите, в които е отговорник, тези, които сам е създал, и задачите без отговорник в обектите, към които е свързан. Роля може да получи и правото да вижда всички задачи на бизнеса.
Как се въвежда рутина, която се повтаря?
Задаваш модела на повторение веднъж върху самата задача. Всяко следващо повторение се създава само, със същото заглавие, целия чеклист и същите отговорници.
Какви известия изпраща системата?
При възлагане, при наближаващ срок, при просрочване, при нов коментар и при завършване. По подразбиране вървят като известие в приложението и като push, а имейлът се включва от настройките за известия.
Може ли задачата да е свързана с конкретен клиент или час?
Да. Създаваш я направо от клиента, резервацията, продажбата или продукта и тогава тя се показва в самия запис, а в задачата стои линк обратно към него.
Следваща стъпка
Виж екипа и наличността, известията или заяви демо
Ако въпросът е кой в кой обект работи, разгледай екипа и наличността. Ако е как стигат напомнянията, виж известията. Ако искаш да видиш задачите върху примерен график за твоя тип бизнес, заяви демо.