Всяка година е едно и също. Екипът се разбира за празничния график в чата, на вратата се закача бележка в последната седмица и няколко клиенти пак идват в затворен ден или записват час, който никой не може да обслужи.
Причината рядко е лошо планиране. Реалното работно време живее в главите на хората, а календарът и онлайн записването продължават да показват обикновена седмица.
Този материал показва как да зададете празничното работно време така, че календарът, екипът и клиентите да са на една страница, и то достатъчно рано, за да запазите резервациите вместо да ги губите.
Първо решете празничното работно време
Преди да отворите календара, запишете плана на една страница. За всеки обект изброете последния нормален работен ден преди почивката, затворените дни, дните със съкратено работно време и първия нормален ден след това.
После го сверете с реалността: кой точно работи в кой кратък ден, кои услуги предлагате и дали някой обект работи по различен ред от останалите. План, написан веднъж, се защитава по-лесно от десет решения, взети в десет съобщения.
Затворете дните в календара, не на вратата
Бележката на вратата стига само до хората, които вече стоят отвън. Календарът стига до всички, които тепърва ще записват час.
За цели дни или по-дълга почивка блокирайте времето за обекта, така че вътре в този период да не може да се направи нова резервация. Ако отсъства само един човек, блокирайте само този специалист, за да продължат останалите да приемат клиенти. Добавете кратка причина и цвят, за да разпознава екипът почивката от пръв поглед.
Това е същият подход като при отпуските на екипа без загубени резервации, само че приложен за целия бизнес наведнъж.
Скъсете часовете, вместо да затваряте всичко
Много бизнеси не са затворени по празниците, просто работят по-малко. Работен ден само до обед на 24 декември или по-късно начало на 2 януари лесно се забравя, а обичайният график ще продължи да предлага следобедни часове.
Блокирайте часовете, в които не работите, вместо да пренаписвате редовния график. Така редовният график остава верен за януари, а изключението изчезва само след датата. Променяйте постоянното работно време само когато реалният ви график наистина се променя.
Оправете часовете, които вече са в периода на затваряне
Новите резервации са лесната част. По-трудната са клиентите, записали се преди месеци за ден, който сега решавате да затворите.
- Отворете календара за затворения период и изброете всички резервации в него.
- Свържете се с всеки клиент лично, по телефон или със съобщение, преди каквото и да е общо обявление.
- Предложете две най-близки алтернативи — една преди почивката и една след нея.
- Преместете резервацията в новия час или я отменете, ако клиентът не иска нов, и оставете историята ясна.
Направете го веднага щом решите за затварянето. Петима клиенти се обаждат лесно през октомври и много трудно в седмицата преди Коледа.
Съгласувайте онлайн записването с реалното работно време
Ако клиентите виждат свободни часове в дни, в които сте затворени, ще ги запишат, а вие ще им се обаждате. Проверете дали онлайн записването показва същото работно време като календара — от сайта, от публичния ви профил и от всеки друг канал, през който клиентите записват.
Погледнете и докога напред могат да записват. Клиент, който гледа календара в началото на ноември, трябва да може да запише посещение за първата седмица на януари, но не и час в периода на затваряне. Ако приемате много резервации от сайта, добър следващ материал са онлайн резервациите през сайт.
Предупредете клиентите, преди да са се опитали да запишат час
Работно време, което съществува само в календара, пак е изненада за клиента, който го научава на касата. Кажете на клиентите на три места.
- Съобщение до клиентската ви база няколко седмици преди почивката — с последния ден, първия ден след нея и как да запишат час предварително.
- Напомняне към часа за всички, които имат посещение близо до почивката, за да знаят, че е потвърден.
- Кратък ред там, където се записват — на сайта, на страницата за онлайн записване или в публичния ви профил.
Дръжте тона полезен. Съобщението не е „затворени сме”, а „ето как да запишете час преди да тръгнем и кога се връщаме”.
Използвайте спокойните дни, за да върнете клиенти
Затварянето е и повод да се чуете с клиентите. Тези, които отдавна не са идвали, ще прочетат съобщение за последните свободни дати по-внимателно от обща промоция.
Поканете ги да запишат час преди почивката или им дайте причина да запишат първата седмица след нея, когато календарът често изглежда празен. Ако искате помощ да откриете тези клиенти, подходът е описан в задържането на клиенти без налучкване.
Чеклист за празничното работно време
- Запишете празничния план на една страница за всеки обект — със затворените и съкратените дни.
- Потвърдете кой работи в кой кратък ден и кои услуги предлагате.
- Блокирайте затворените дни и часовете, в които не работите, в календара — по обект или по специалист.
- Изброете резервациите в периода на затваряне и се свържете с всеки клиент с две алтернативи.
- Проверете дали онлайн записването показва същото работно време и не предлага часове в периода на затваряне.
- Изпратете съобщение до клиентите с последния ден, първия ден след почивката и как да запишат час предварително.
- Уверете се, че напомнянията за часовете близо до почивката се изпращат.
- Прегледайте календара отново седмица преди първия затворен ден.
- След почивката проверете дали първата седмица пак показва редовното работно време.
Как помага Reservation.Studio Business
В Reservation.Studio Business работното време живее в календара. Задавате редовното работно време на всеки обект и на екипа и блокирате изключенията — цял затворен ден, няколко часа или един специалист — с причина и цвят, които целият екип вижда. Блокираното време е над редовния график, затова тези часове спират да се предлагат за нови резервации, включително онлайн.
От същото място виждате резервациите, попаднали в затварянето, местите ги в нов час и стигате до клиентите със съобщения и напомняния, за да научат за промените от вас. Услуги, екип и свободни часове работят заедно с напомнянията и известията, така че не повтаряте плана на пет места.
Ако искате да видите как би изглеждал празничният ви график в календара, преди натовареният период да е започнал, заявете демо и ще го разгледаме заедно с вашите обекти и екип.